Giải pháp quản lý thông tin khách hàng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Khách hàng là nguồn lợi nhuận vô cùng quan trọng nên tất cả những vấn đề xoay quanh khách hàng đều được doanh nghiệp ưu tiên.

Nếu như khi mới bắt đầu, quy mô doanh nghiệp còn vừa và nhỏ, số lượng khách hàng mà doanh nghiệp phải xử lý chỉ ở hàng trăm thì khi dần dần phát triển về lâu về dài, số lượng này sẽ lên hàng ngàn, chục ngàn. Khi ấy vấn đề nhỏ ban đầu sẽ trở nên phức tạp và rất khó giải quyết.

Vì vậy dành mối quan tâm sát sao và thường xuyên, tránh xem nhẹ việc quản lý thông tin khách hàng ngay từ ban đầu là rất cần thiết.

Những vấn đề gặp phải

Vấn đề đầu tiên gặp phải sẽ là chậm trễ, rắc rối trong việc thu thập dữ liệu. Vì khi không có một hệ thống quản lý thông tin khách hàng vận hành trơn tru thì dữ liệu sẽ rải rác nhỏ lẻ ở nhiều bộ phận nhân viên. Lúc ấy, để có đầy đủ chính xác và chi tiết thông tin từng khách hàng sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian liên lạc với từng nhân viên cụ thể đã từng làm việc với khách hàng.

Không những vậy, việc gặp phải sai sót nhầm lẫn là không thể tránh khỏi khi các mạng lưới thông tin chồng chéo lên nhau đòi hỏi thời gian và nhân lực dẫn đến những lãng phí không đáng có.

Chưa kể đến trường hợp thất thoát thông tin khách hàng khi có những nhân viên nghỉ việc. Lúc đó nếu muốn tiếp tục bạn sẽ cần chuyển giao khách hàng cho người mới mà chính bạn cũng không có đầy đủ thông tin, gây khó khăn trong việc chuyển giao dữ liệu.

Bên cạnh đó, sẽ có những trường hợp tìm kiếm nguồn gốc khách hàng sẽ trở thành nhiệm vụ bất khả thi. Khi dữ liệu được chuyển qua quá nhiều bộ phận trong thời gian dài, khó mà biết được nguồn dữ liệu xuất phát từ đâu. Từ đó, việc tiếp cận, phục vụ cũng như khai thác triệt để nguồn khách hàng tiềm năng sẽ trở nên nan giải hơn bao giờ hết.

Giải pháp quản lý thông tin khách hàng

Vì thế, việc đầu tư đúng và đủ cho một hệ thống quản lý thông tin khách hàng là giải pháp giải quyết tận gốc những vấn đề trên. Để có thể từng bước xây dựng hệ thống này, việc đầu tiên cần làm là xác minh độ chính xác minh bạch từ khâu thu thập dữ liệu, bắt đầu từ mỗi cá nhân cụ thể.

Giải pháp quản lý thông tin khách hàng

Đồng thời, xây dựng niềm tin vững chắc và tôn trọng mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp. Tạo điều kiện cho sự hợp tác lâu dài, thiết lập hình ảnh tốt đẹp cho doanh nghiệp, thu hút nhiều nguồn khách hàng tiềm năng hơn nữa cho doanh nghiệp.

Backup thông tin và bảo mật

Khi đã có nguồn thông tin tin cậy, xác thực, việc bảo mật là điều tối quan trọng. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về những thông tin cá nhân của khách hàng như số điện thoại, địa chỉ, tài khoản ngân hàng,.. Bất kể sự rò rỉ thông tin ra bên ngoài gây ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Để tránh trường hợp đáng tiếc không có lợi cho hai bên này, kiểm tra thường xuyên và hợp lý đồng thời để những người có thẩm quyền và chuyên môn nắm giữ là hoàn toàn cần thiết.

Backup dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp chủ động và lường trước các tình huống có thể xảy ra. Hoặc đầu tư vào một phần mềm CRM – phần mềm quản lý thông tin khách hàng hợp lý. Đây là giải pháp nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng vì tính năng tiện ích, chính xác, chi phí phải chăng của phần mềm.
Cuối cùng, hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn giải quyết được những vấn đề mình gặp phải, dần dần tiến bước tới thành công.